Documents locataire pour location courte durée en Suisse

Documents importants

Rassemblez rapidement tous les papiers et preuves numériques pertinents afin d'avoir des éléments à présenter en cas de désaccord. Les catégories importantes sont :

• Contrat de location (form)
• Procès-verbal d'état des lieux et inventaire (record)
• Reçus de paiement et quittances pour loyer et dépôt (rent)
• Photos et vidéos des défauts ou de l'état du logement (evidence)
• Correspondance avec le bailleur ou la plateforme (notice)
• Délais pour restitution, résiliation ou déclaration de dégâts (deadline)

Comment organiser vos documents

Utilisez une structure claire : dossiers séparés pour le contrat, les paiements, les photos et la communication. Numérisez les documents importants et conservez des copies dans le cloud ainsi que localement. Notez la date, l'heure et les circonstances en cas de défauts ; ajoutez des métadonnées aux photos. Si vous envoyez des preuves par courriel, conservez le message envoyé avec le destinataire et la date comme preuve. Indiquez les échéances de façon visible dans votre calendrier et créez une petite checklist pour chaque réservation.

Que faire en cas de litige

Si un différend porte sur le paiement, le dépôt ou des dommages, vérifiez d'abord vos documents. Regroupez le contrat, l'état des lieux, les preuves de paiement et les photos. Essayez de discuter avec le bailleur et documentez chaque prise de contact. Si aucun accord n'est possible, une procédure de conciliation est généralement prévue en Suisse ; les bases légales se trouvent dans le Code des obligations^[1] et la commission de conciliation est compétente au niveau cantonal^[2]. Préparez vos preuves de manière chronologique et ajoutez un bref résumé de votre demande.

Questions fréquentes

Quels documents dois-je toujours avoir à disposition ?

Conservez le contrat de location, l'état des lieux, les reçus de paiement, les photos et tous les messages échangés avec le bailleur.

Combien de temps dois-je garder les preuves ?

À titre indicatif : jusqu'à la résolution de tous les droits ; beaucoup de locataires conservent les documents au moins deux à cinq ans.

Que faire si le bailleur ne restitue pas le dépôt ?

Documentez les délais et les demandes de paiement, saisissez la commission de conciliation cantonale et présentez-y vos preuves.

Procédure

1. Rassembler tous les documents existants : contrat, état des lieux, courriels, reçus de paiement.
2. Numériser les documents : scanner ou prendre de bonnes photos et les nommer avec la date.
3. Classer les preuves de paiement et établir une liste de contrôle indiquant quels montants ont été payés et quand.
4. Inscrire les échéances dans le calendrier et réagir à temps, par exemple aux délais de réclamation.
5. En cas de désaccord, contacter la commission de conciliation et soumettre les documents dans l'ordre chronologique.

Aide et support / Ressources

• [1] Fedlex – Code des obligations (CO)
• [2] Canton de Zurich – Autorité de conciliation compétente
• [3] Canton de Berne – Informations sur la conciliation

1. [1] Fedlex – Schweizerisches Obligationenrecht (OR)
2. [2] Kanton Zürich – Zuständige Schlichtungsbehörde